ادارة وتنظيم المخازن - stores mangment

 

                                                                   ادارة المخزون

يتولى قسم المخــازن حفـظ البضاعة وتيسير حركتها مــن وإلى المخــزن وحمايتها مــن السرقـة والتلف والهلاك .

وسوف نضع الخطوط الأساسية التى تحكم النواحى التنظيمية والوظيفية لقسم المخازن والعاملين بها وكذلك توضيح الدورة المستندية التى تعتبر شبكة الاتصالات بين أقسام الإدارة .

وسوف يتم تناول قسم المخازن على النحو التالى :-

  & أولاً     :  إجراءات تنفيذ عمليات المخازن .

  & ثانياً    :  الدورة المستندية لقسم المخازن

  & ثالثاً    :  التنظيم المحاسبى للمخازن

  & رابعاً  :  نماذج الدورة المستندية لقسم المخازن .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 أولاً  :  إجراءات تنفيذ عمليات المخازن  .

 

(1)           ـ الإبلاغ عن الأصناف التى يصل  رصيدها حد الطلب لكل صنف أو نوع من المخزن ويتم إبلاغه للمسئول لتعويض النقص فى البضاعة .

(2)           ـ استلام الأصناف الواردة بعد فحصها وتخزينها فى الأماكن المخصصة لها وذلك بناء على أذن توريد ( نموذج أذن إضافة / مخازن) .

(3)            ـ صرف الأصناف إلى المعمل ويجب  أن تكون الأصناف المطلوبة موجودة بالكمية وبالنوع ويتم الصرف بناءً على أذن صرف (نموذج صرف / مخازن) .

(4)            ـ رد بعض الأصناف إلى الموردين فى حالة وجود عيوب أو مخالفات فى التوريد ويتطلب الأمر رد هذه الأصناف ويحرر بذلك أذن ارتجاع ( نموذج أذن ارتجاع / مخازن) .

(5)            ـ الجرد الدورى والمفاجئ للاطمئنان على أن العمل يسير بصورة منتظمة ويحرر بذلك (نموذج محضر جرد / مخازن ) .

(6)            ـ تقويم  المخزون فى نهاية الفترات لأغراض إعداد الحسابات الختامية وإعداد القوائم المالية .

 

 

 

 

 

ثانياً   :  الدورة المستندية لقسم المخازن  .

 

(1)  ـ الدورة المستندية لحركة الوارد إلى المخازن  .

(أ‌)   ـ  عند ورود البضاعة يتم فحص هذه الأصناف من ناحية الكم والكيف ومطابقتها للمواصفات وعدم وجود أى تلف أو عيوب بها .

(ب) ـ يقوم أمين المخزن بإعداد إذن إضافة للمخازن بالكميات الواردة ويد من أصل وصورة .

                        الأصل   : يرسل إلى الحسابات للتسجيل فى دفتر مراقبة الصنف  .

                        الصورة : حفظ للتسجيل منها فى بطاقات الصنف  .

(ج) ـ يحرر أمين المخزن إذن ارتجاع فى حالة وجود عيوب أو تلف للبضاعة الواردة قبل ردها إلى المورد ويعد من أصل وصورة .

                        الأصل   : يرسل إلى الحسابات للتسجيل فى دفتر مراقبة الصنف  .

                        الصورة : حفظ للتسجيل منها فى بطاقات الصنف  .

(2) ـ الدورة المستندية للمنصرف من المخازن إلى المعمل  .

(أ) ـ يقوم أمين المخزن بتحرير إذن صرف أصناف موقع عليه من المستلم للأصناف بما يفيد الاستلام ويتم إعداده من أصل وصورة على النحو التالى  .

                        الأصل   : يرسل إلى الحسابات للتسجيل فى دفتر مراقبة الصنف  .

                        الصورة : حفظ للتسجيل منها فى بطاقات الصنف  .

 

 

 

 

 

ثالثاً   :  التنظيم المحاسبى للمخازن  .

 

يهدف التنظيم المحاسبى للمخازن إلى ضبط حركة الوارد والمنصرف (كمية ، وقيمة) حتى يمكن تحديد تكلفة الأصناف الواردة للمخازن وكذلك تكلفة المنصرف من المخازن ومن أهم البطاقات والسجلات المحاسبية لنظام المخازن ما يلى :-

(1)ـ بطاقات الصنف .

(2) ـ دفتر مراقبة الصنف .

وفيما يلى بيان بطبيعة كل منها وإجراءات التسجيل بها :-

(1) ـ بطاقات الصنف .

وهى تساعد فى معرفة الرصيد من الصنف فى المخازن فى أى وقت من الزمن وبعد كل عملية توريد أو صرف ، وتكون بطاقة الصنف بالمخازن لدى أمين المخزن وتحوى أسم الصنف ، رقمه ، تاريخ التوريد أو الصرف ، رقم إذن الإضافة أو إذن الصرف ، الكمية الواردة أو المنصرفة ، الرصيد بعد كل عملية صرف أو توريد .

(2) ـ دفتر مراقبة الصنف .

دفتر مراقبة الصنف يشبه إلى حد كبير بطاقة الصنف لدى أمين المخزن الا أن دفتر مراقبة الصنف تمسك بواسطة قسم الحسابات وتحتوى على سعر الوحدة من الصنف ( منصرف ، وارد) وكذلك القيمة الإجمالية للمنصرف أو الوارد وهى دفتر مراقبة من قبل الحسابات على بطاقة الصنف لدى أمين المخزن حيث يلزم تطابق بطاقة الصنف مع بطاقة مراقبة الصنف أولاً بأول ويتم الاستفسار عن أسباب الاختلاف (إن وجد) وتتم المطابقة بعد على الرصيد الفعلى .

 

 

رابعاً :  نماذج الدورة المستندية لقسم للمخازن  .

(1) ـ إذن إضافة مخازن  .

(2) ـ إذن صرف من المخازن  .

(3) ـ إذن ارتجاع .

(4) ـ محضر جرد المخازن .

 

مدير الموقع

تطوير البرمجيات وبرامج سطح المكتب

فيسبوك

تويتر

انستغرام

شارك هذا المنشور

اشترك في بريدنا الالكتروني لتتوصل باشعار فور نشر موضوع جديد

مواضيع ذات صلة